PDCA-cyclus systemisch inzetten in complexe problemen en organisatieontwikkeling.

De PDCA cyclus(plan-do-check-act) is een iteratief probleemoplossingsmodel, populair gemaakt door Dr W.Edwards Deming.Deming heeft zijn cirkel gebaseerd op de verbetercirkel van de natuurkundige Walter A.Shewhart die hem de PDSA noemde of plan-do –study-act.

De PDCA- cyclus , veel gebruikt in kwaliteitsmanagent, Lean en Six Sigma ,geeft het principe weer van continue verbetering en wordt gevormd door Plan-DO-Check-Act zoals hieronder visueel weergegeven.

PDCA

Met dit principewordt aangegeven dat voor het bereiken van een hogere kwaliteit  of duurzame oplossing aan een probleem een continue cyclus op gang moet worden gebracht van het plannen van acties, het ten uitvoer brengen van geplande acties, het checken of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals was beoogd, en het bijsturen of bijstellen van de uitvoering van plannen naar aanleiding van de gecontroleerde resultaten.

De PDCA cyclus wordt met succes toegepast op specifieke problemen , projecten , kwaliteitsverbeteringen maar meestal in isolatie .Door onze opleiding  en ervaring , denken we lineair en analytisch en willen toch de grondzaak van het probleem vinden om daar een oplossing aan te geven .Problemen worden ge-analyseerd , in stukjes gedeeld en voor elk stukje een oplossing gezocht .Voor specifieke technische problemen  kan dit wel een oplossing geven , maar voor een geheel organisatorisch probleem moeten we het gehele van akties bekijken en kijken hoe akties en resultaten een invloed heeft op de planning en akties van andere aktoren .Zelfs   algemene cultuurfactoren , zoals motivatie bvb krijgen invloed en geven invloed op de elementen van de verbeteringscyclussen .

PDCA2

Fig 2

Gans de structuur van feedback lussen vormt een systeem , die een bepaalde dynamiek teweegbrengt.

Wat is nu een systeem ?

Een systeem is een groep van elementen die zodanig in interactie met elkaar zijn , dat ze een dynamisch en geconnecteerd geheel vormen

Denk maar aan ons menselijk lichaam, de productie -eenheid in het bedrijf, de natuur, een auto, ….enz.Elk element kan beschouwd worden als een subsysteem van een groter systeem.

Zo ook moeten onze organisaties bekeken worden als een geheel , een open systeem van elementen die zodanig in interactie met elkaar en de omgeving zijn , dat ze een dynamisch en geconnecteerd geheel vormen.

Het zien van de systemen en hun dynamiek (structuren van lussen) en het denken in relaties is systeemdenken .

Bij systeemdenken gaan we niet enkel de elementen bekijken maar het ganse geheel binnen een bepaalde grens .

Fig 2 heeft een goed beeld van een systeem waar de PDCA cyclussen opzichzelf  een systeem vormen maar ook subsystemen zijn van een groter systeem , zoals bvb de gehele organisatie .

Het systemisch bekijken ( zien van oorzakelijke feedbacklussen)van het gehele verbeteringsproces  geeft duidelijk een leerproces aan ( de dynamiek van het systeem) en kan toegepast worden op organisatie ontwikkeling .

Als we de PDCA cyclus , systemisch bekijken  zoals in fig 3 zien we het volgende:

 

Het “plan” wordt gezien om de huidige situatie ( current state)naar de  toekomstsituatie te brengen.Tussen beide situatie’s is er een kloof (gap), die aanleiding gaat geven om een “do” aktie te starten .De do aktie gaat de huidige situatie veranderen  , de verandering wordt nagekeken ( check) en bevestigd zodanig dat door “act” het verschil met plan kan bekeken worden en vastgesteld wordt  dat de kloof kleiner wordt .Door verschillende iteraties wordt verkregen dat de kloof tussent actuele situatie en plan steeds kleiner wordt .

De blauwe lus R2 geeft ons een versterkende lus dat de veranderingscyclus aanduidt en door de B1 cyclus die nagaat of de gap tussen plan en actuele situatie verkleint , zodanig dat de verandering ook een verbetering is .

Fig 3

PDCA1

Door het systemisch bekijken heeft men het bewustzijn gekregen , dat PDCA niet enkel een verbeterings methode is , maar ook een leermodel op korte en lange termijn .

Zodanig kan het PDCA model als basis dienen voor het LAIR model , zoals hieronder in fig 4 afgebeeld .

LAIR staat voor : Learning through Action, Improvement en Rethinking.

Fig 4

LAIR

-       De “Action”cyclus B1 stelt de korte termijn akties voor om de huidige situatie ( current ) naar de gewenste (desired) situatie te brengen :dit is het eerste leer process.

-       De “ Improve”cyclus R2 geeft de leercyclus aan vanuit de korte termijn acties zodanig dat er vebetering komt om de gewenste situatie nog naar een hoger niveau te leiden op middenlange termijn .

-       De “ Rethinking” cyclus R3 is de leercyclus uit korte en midlange acties , die een herdenking van de gewenste situatie op lange termijn initieert , zodanig dat de gewenste situatie op lange termijn bepaald wordt .

Conclusie :

De PDCA cyclus van W.Deming , die zelf een systeemdenker was ,is zeker een goede methodiek om snel verbeteringen toe te passen .

Het systemisch bekijken , maakt het een methodiek voor totale en duurzame organisatieverbetering, met de volgende punten in acht te nemen .

-       relaties leggen tussen de verschillende PDCA’s in de gehele organisatie

-       PDCA bekijken met zijn oorzakelijke verbanden ;

 -       PDCA bekijken als een leercyclus op korte en lange termijn

 

Goed artikel?